¿Eres de los que cambian la apariencia del texto haciendo clic en los botones negrita y subrayado? ¿O eres de los que pulsan Intro, Intro, Intro hasta dejar el texto donde quieres, pero en el fondo sabes que hay una forma mejor de hacerlo?

En este artículo aprenderás a usar los estilos, numerar páginas, generar índices de contenido y algunas cosas más, para que tus documentos de Word sean más profesionales.

En este artículo te explicamos:

Los estilos en Word

Los estilos son una de las características más potentes de un procesador de textos y, a pesar de ello, quizás sea una de las menos utilizadas por los usuarios noveles. Si eres un usuario básico de Word, usar estilos te permitirá dar un salto importante hacia adelante.

Comenzando a usar estilos

Los estilos más importantes son los estilos de título. Además de dar apariencia al texto, permiten definir la estructura del documento. Es decir, que puedes indicar qué parte de tu documento es texto normal, qué parte es un título, qué es un subtítulo, etc.

Asignar un estilo de título es muy fácil. Pon el cursor en el párrafo que contenga el título (sin seleccionar nada de texto) y después haz clic sobre el estilo de título que quieres aplicarle.

Fíjate en que los estilos “Título”, “Título 1”, “Título 2”, “Título 3”, etc., no son simplemente apariencias distintas. Indican el nivel.

Es decir, deberías asignar el estilo “Título” al título global de todo el documento. Usa “Título 1” para los títulos de los apartados principales. Usa “Título 2” para subtítulos, que corresponderán a subapartados dentro de un apartado principal. Usa “Título 3” para sub-subtítulos, usa “Título 4” para sub-sub-subtítulos, etc.

¿Lo ves?, así es como le decimos a Word qué estructura tiene nuestro documento.

De momento no te preocupes por la apariencia (tipos de letra, colores, etc.), lo más importante es que asignes correctamente los estilos en función de la estructura.

Te puede resultar muy útil mostrar el “panel de navegación”.

¿Ves como ahora aparecen los títulos en este panel? Probemos ahora a cambiar la apariencia:

1. Vete a la pestaña “Inicio”
2. En “Estilos” haz clic en “Cambiar estilos”.
3. Se te desplegará un menú. Haz clic en “Conjunto de estilos”.
4. Prueba a elegir un conjunto a ver cómo queda, por ejemplo, “Elegante”.

Automáticamente ha cambiado la apariencia de todo el documento de forma consistente.

Prueba otra vez, y elige esta vez otro conjunto, por ejemplo “Sofisticado”.

También puedes cambiar la paleta de colores:

1. Vete a la pestaña “Inicio”
2. En “Estilos” haz clic en “Cambiar estilos”.
3. Se te desplegará un menú. Esta vez haz clic en “Colores”.
4. Elige cualquier combinación de colores de las que te aparecen en el menú, y verás cómo cambian los colores de tu texto.

Estilos de párrafo y estilos de carácter

Fijémonos en el panel de estilos. Si no lo tienes visible:

1. Vete a la pestaña “Inicio”.
2. En “Estilos” haz clic en el iconito de la esquina inferior derecha.

Observa la lista de estilos y cómo a la derecha tienen un icono con una “a” o un icono con un símbolo de párrafo “¶”.

Los estilos que tienen el símbolo “a” son estilos de carácter. Permiten configurar la apariencia del texto, como el tipo de letra, el color, etc.

Los estilos que tienen el símbolo “¶” son estilos de párrafo, y además de la apariencia del texto proporcionan opciones adicionales que afectan a un párrafo completo, como cuánto espacio quieres dejar antes y después del párrafo, la alineación del texto, etc.

Los estilos que tienen ambos símbolos a la vez, es decir “¶a”, se llaman estilos vinculados, y son estilos que pueden usarse tanto para párrafos enteros como para partes de texto dentro de un párrafo. Es decir, si seleccionas una parte de texto y aplicas un estilo vinculado, es como aplicar un estilo de carácter. Pero si pones el cursor en un párrafo, sin seleccionar nada, o bien seleccionas el párrafo completo, se aplicará como un estilo de párrafo.

Ya has probado a aplicar estilos de párrafo cuando lo hiciste con los títulos, probemos ahora con estilos de carácter:

1. Pon el cursor dentro de un párrafo y seleciona algo de texto, por ejemplo un par de palabras.
2. Haz clic en un estilo de carácter, por ejemplo “Énfasis intenso”.

El texto ahora te queda resaltado.

También puedes probar con el estilo de carácter “Texto en negrita”.

Y ahora te podrías estar preguntando... ¿y por qué hacer esto en lugar de simplement seleccionar el texto y hacer clic en los botones de negrita, cursiva, color, etc. como hacías antes?

Bueno, si estás preparando un documento de una única página y de forma rápida, puede que aún no veas la ventaja. Pero cuando tengas que preparar un documento de mayor longitud, es mejor que te acostumbres a usar sólo estilos. Así, si quieres cambiar la apariencia del texto “en negrita” o el texto con “énfasis” de todo el documento a la vez sólo tendrás que modificar el estilo.

Personalizando los estilos

Bien, ya sabes lo que son estilos de carácter y estilos de párrafo. Ya has definido también la estructura del documento con los estilos de título. Ahora llega el momento de dejarlo “bonito” como a ti te guste.

Para trabajar con estilos, te recomendamos que uses el panel de estilos, que resultará más cómodo. Si no tienes visible el panel de estilos, muéstralo haciendo clic en el iconito de la esquina inferior derecha de “Estilos”.

Para personalizar un estilo:

1. Haz clic derecho sobre el estilo que quieras modificar. Por ejemplo “Título 1”.
2. Haz clic en “Modificar”.

Verás que te aparece una ventana donde puedes ajustar todas las opciones del estilo.

De momento, deja seleccionada la opción "Sólo en este documento", para que los cambios que hagas sólo afecten al documento con el que estás trabajando. Cuando te sientas familiarizado con los estilos, puedes marcar "Documentos nuevos basados en esta plantilla" para que los cambios que hagas en los estilos estén disponibles para los nuevos documentos que vayas creando.

Prueba a hacer algún cambio. Por ejemplo a poner cursiva, o a cambiar el color del texto, y haz clic en "Aceptar". Como has editado el estilo "Título 1", todos los títulos principales de todo el documento cambiarán automáticamente.

Si haces clic en el botón que pone "Formato", se te abrirán más apartados para personalizar aún más el estilo (fuente de letra, los bordes del párrafo, etc.).

Haz pruebas para familiarizarte con las diferentes opciones.

Cuestión de espacio

Resístete a usar la tecla Intro para espaciar el texto

Si hasta ahora no usabas estilos, seguramente pulsabas una o varias veces la tecla Intro para introducir líneas en blanco en el texto y así dejar más espacio donde querías, o hacer pasar partes del texto a la página siguiente. Pero sabes que eso es una manera muy tediosa de hacerlo. Si más adelante modificas el texto, se te volverá a desajustar y así continuamente.

Como ya sabes usar estilos, entonces puedes personalizar los estilos para dejar el espacio que quieras. Por ejemplo, si quieres dejar más espacio en blanco por encima de un título:

1. Vete al panel de estilos.
2. Clic derecho sobre el estilo de título que quieras cambiar. Por ejemplo "Título 1".
3. Clic en "Modificar".
4. Haz clic en el botón "Formato" y clic en "Párrafo".
5. Ahora estás en la ventana de opciones de párrafo. En el apartado "Espaciado" puedes configurar el espacio que quieres dejar por encima del título, estableciendo un valor en la opción "Anterior".

Prueba también a modificar el estilo “Normal” y en formato de párrafo experimenta con “Espaciado → Posterior”, para dejar más o menos espacio entre dos párrafos de texto. O cambia el “Interlineado” para dejar más o menos espacio entre dos líneas de un mismo párrafo.

El concepto es que si quieres cambiar el aspecto de algo, asígnale un estilo y depués cambia las opciones de ese estilo.

Saltos de página

Si en una parte determinada del documento quieres que lo que siga empiece en una nueva página, no pulses Intro hasta pasar a la siguiente página. En su lugar:

1. Coloca el cursor donde quieres que empice una nueva página.
2. Vete a la pestaña “Insertar”.
3. Haz clic en “Salto de página”.

Si, en cambio, quieres que cada apartado principal comience siempre en una nueva página:

1. Asigna el estilo "Título 1" a los títulos de los apartados principales.
2. Vete al panel de estilos y haz clic derecho sobre "Título 1".
3. Clic en "Modificar".
4. Clic en el botón "Formato" y clic en "Párrafo".
5. Clic en la pestaña "Líneas y saltos de página".
6. Y marca la casilla "Salto de página anterior".

Ahora, habrá un salto de página automático antes de cada párrafo que tenga el estilo “Título 1”. Es decir, cada apartado principal comenzará en una nueva página.

Fíjate que para los subapartados usarás los estilos “Título 2”, “Título 3”, etc. y en esos estilos no habrás marcado la opción de salto de página.

¿Cómo hago que un título no me quede solo al final de la página?

Antes de usar estilos, seguro que te habrá pasado alguna vez que un título te quedaba justo al final de una página, y el texto de ese apartado comenzaba ya en la página siguiente.

Con estilos esto se soluciona automáticamente. Los estilos de título ya vienen con la opción correspondiente activada, pero te la explicamos para que la conozcas:

1. Vete al panel de estilos y haz cic derecho sobre un estilo de título, por ejemplo "Título 1".
2. Clic en "Modificar".
3. Clic en el botón "Formato" y clic en "Párrafo".
4. Clic en la pestaña "Líneas y saltos de página".
5. Y fíjate que esté marcada la casilla "Conservar con el siguiente".

Lo que hace la opción de párrafo “Conservar con el siguiente” es que ese párrafo esté siempre en la misma página que el párrafo que le sigue.

Títulos numerados

Con los apartados anteriores has entendido qué son los estilos y ahora ya has adquirido la buena costumbre de asignar estilos a las partes de tu texto, así que no sólo le has dado apariencia a tu documento, sino que además le has dado estructura. Es momento de recoger la recompensa de tu esfuerzo.

Puede que necesites que en tu documento los apartados estén numerados, por ejemplo: “1. Introducción”, “2. Informe anual”, “2.1. Resultados del primer trimestre”, “2.2. Resultados del segundo trimestre”, etc.

Pues bien, gracias a los estilos esto se hará automáticamente:

1. Asigna los estilos de título "Título 1", "Título 2", "Título 3", "Título 4", etc. según corresponda en tu documento, tal y como te habíamos explicado al principio de este artículo.
2. Vete a la pestaña "Inicio" y haz clic en el botón "Lista multinivel". Importante: No uses el botón "Numeración" que está a su lado, asegúrate de que usas el de "Lista multinivel".
3. Se te desplagará un menú con diferentes estilos de lista. Elige el que pone "1 Título 1", "1.1 Título 2", "1.1.1 Título 3", etc.

Ya está. Y si ahoras pruebas a insertar algún título por el medio verás que la numeración se actualiza automáticamente.

Numerando páginas

Es recomendable que las páginas de tu documento vayan numeradas. Sigue estos pasos:

1. Vete a la pestaña "Insertar".
2. Haz clic en "Pie de página" y elige un estilo de pie. Elige por ejemplo el "En blanco (tres columnas).
3. Ahora verás el pie en la página.
4. Haz clic en uno de los recuadros que pone "Type text" dentro del pie de página para editarlo.
5. Ahora, dentro de la pestaña "Insertar", haz clic en "Número de página".
6. En el menú que se despliega, elige "Posición actual".
7. En la lista de estilos de número de página elige "Página X de Y → Números en negrita".

Ya está. Si por ejemplo tu documento tiene 12 páginas, deberías tener en cada página algo como “Página 1 de 12”, “Página 2 de 12”, .etc.

Para salir del pie de página, simplemente haz doble clic sobre cualquier otra parte de la página.

Si quieres volver a editar el pie de página, haz doble clic sobre él.

Índice de contenido automático

Generar índices de contenido automáticos es otra de las recompensas de haber asignado estilos a los títulos:

1. Asigna estilos de títulos como corresponda al texto de tu documento.
2. Sitúa el cursor donde quieras insertar el índice de contenido. Generalmente al principio del documento.
3. Vete a la pestaña "Referencias".
4. Haz clic en el botón "Tabla de contenido" y elige un estilo de tabla de contenido, por ejemplo "Tabla automática 1".

Ya está. Verás la tabla con la lista de títulos y los números correspondientes de página.

Actualizando la tabla de contenido

Si continúas modificando el texto, antes de dar el documento por terminado deberás actualizar la tabla de contenido para que refleje todos los cambios:

1. Sitúa el cursor sobre la tabla de contenido y haz clic.
2. Verás que aparece un botón "Actualizar tabla" en la parte superior.
3. Haz clic en "Actualizar tabla" y selecciona "Actualizar toda la tabla".
4. Clic en "Aceptar".

Ya tienes al tabla sincronizada con el contenido actual del documento.

Si vuelves a hacer cambios en el contenido, recuerda volver a actualizar la tabla.

Lo que es y lo que no es un procesador de textos

Puede que en algún momento te plantees hacer un folleto, un catálogo, una revista... y sientas la tentación de intentar usar el Word para ello. Aunque puedas usar estilos e insertar imágenes en Word, un procesador de textos no es la herramienta adecuada para crear documentos con diseños más sofisticados. Para ello se usan en su lugar aplicaciones de autoedición, como el Adobe InDesign o el QuarkXPress.

Si ya tienes una licencia del Microsoft Office, entonces puede que ya tengas el Microsoft Publisher. Aunque no llega al nivel de otras aplicaciones de autoedición más profesionales, puedes usarlo en lugar del Word, y tendrás más control sobre el diseño y la maquetación de las páginas.

También puedes usar el Scribus que es totalmente gratuito. Y si te basta con algo sencillo, puedes probar la versión gratuita del Serif Page Plus.

Y si lo que necesitas es diseño gráfico profesional para los documentos de tu trabajo o tu negocio, no dudes en preguntarnos sobre nuestro servicio blurbiness® Stylish Classic.

Generando una versión PDF de tu documento de Word

Si estás usando el Word 2010 o posterior, puedes generar un PDF directamente:

1. Vete a la pestaña "Archivo".
2. Clic en "Guardar como".
3. Y en "Tipo" elige "PDF (*.pdf).

Si estás usando una versión de Word anterior a la 2010, para guardar directamente en PDF desde Office necesitarías instalar complementos, pero no te preocupes, no los necesitas. Te recomendamos nuestro artículo sobre cómo generar PDFs, te resultará muy fácil tener una versión en PDF de tu documento de Word sin importar la versión de Microsoft Office que uses.

Alternativas a Microsoft Word

Si ya tienes una licencia de Microsoft Office o por trabajo te ves obligado a usarlo, esperamos que este articulo te haya ayudado.

Pero si no te ves en las situación de usar forzosamente el Microsoft Office, te recomendamos en su lugar el Open Office. Es totalmente gratuito, muy popular y la principal competencia del Microsoft Office. Puedes instalarlo tanto en Windows como en Mac y Linux.

Muchas de las opciones de Word son innecesariamente más engorrosas o complicadas de lo que realmente hace falta, y en otras aplicaciones hacer lo mismo resulta más sencillo. Así que si en algún momento te sientes frustado con el Word porque todo te parece demasiado lioso, ten presente que una buena parte no se deberá a ti.

Con Open Office también podrás abrir y guardar documentos en formato Word y Excel. Aunque te advertimos de que si los documentos de Word o de Excel son complejos o tienen macros, podrían no funcionar exactamente igual al abrirlos en Open Office.

Si tienes alguna duda o sugerencia sobre cómo usar los estilos de Word te animamos a que dejes tus comentarios. Y si este artículo te ha resultado útil, te animamos a que lo compartas en tu red social con los botones que encontrarás más abajo.